Soy coordinadora de investigación en la facultad de Ciencias Económicas y Administrativas, dentro de mis funciones están: organizar eventos de investigación y de innovación empresarial, en el año ejercido mis funciones no me había dado cuenta que estos son proyectos y como tal los debo dirigir y gestionar de esa forma, así la universidad no lo realice, ellos solicitan un presupuesto, una propuesta y un cronograma de actividades, entonces al hacer una comparación con los lineamientos del PMI, se debe tener en cuenta: los costos, el alcance y el tiempo y conjuntamente las 9 áreas de conocimiento, que son muy parecidas en algún punto, solo que la administración de proyectos es sumamente profundo y analítico lo cual me va a generar mayor éxito dentro de mi organización.
Al empezar este primer modulo de administración de proyectos, había hablado en mis clases algunos temas que empezamos a ver durante el transcurso de las semanas, y como empecé a realizar una asociación con mi trabajo y los proyectos, porque para mí no lo eran, yo las entendía más como actividades, siendo un grave error, cada semestre debía hacer una nueva propuesta, empezando de cero, con cierto conocimiento del tema, pero como todo no lo tenía sistematizado, debía hacer todo nuevamente, cada periodo.
De igual forma, los eventos realizados el año pasado los hice de la siguiente forma:
- Hablaba como mi superiores de una idea que tenía sobre como fomentar la investigación en la facultad
- Presentaba una propuesta muy ejecutiva del propósito del evento
- Presentaba algunos requerimientos de presupuesto, estos casi siempre escasos.
- Diseñaba un cronograma de actividades el cual mostraba fechas, que en realidad no se daban o no las cumplía como las formulaba
- Ejecutaba el evento
Al hacer un análisis de la forma como realizo los eventos en mi trabajo, y ahora conociendo los lineamientos del PMI, me doy cuenta de muchas fallas, empezando no lo tomaba como un proyecto, sino como una actividad, perjudicando mi desarrollo profesional, avances y en algún momento llegar al fracaso.
Al mismo tiempo al hacer una propuesta donde no tenía en cuenta el alcance, los costos y el tiempo, de una forma sistematizada y organizada, hace que el riesgo de fracaso sea muy alto y el esfuerzo sea mayor para el cumplimiento de los objetivos, entonces es así cuando vi el formato del charter me parece que este sirve para empezar un proyecto, contiene toda la información necesaria para poder implementar el proyecto, además es un documento preciso el cual sirve para hacer una recopilación de información, y hacer un documento formal para empezar el proyecto.
De igual forma, se vio como gestionar las nueve áreas de conocimiento donde se revisaba la gestión de: el alcance, el tiempo, el costo, la calidad, los recursos humanos, la comunicación, el riesgo, el abastecimiento y la integración, donde cada uno de estos no son islas, sino están encadenados de acuerdo a las necesidades de cada proyecto, cada uno de ellos es un eslabón, aun me parece complejo manejar todas las áreas y organizar la información en cada una de ellas, porque nunca lo he manejado, ahora es un reto hacerlo con mi próximos proyectos.
Los proyectos están totalmente relacionados con mi área de trabajo, entonces debo empezar por tomarme un tiempo para identificar cada una de las fases del proyecto, revisar las áreas de conocimiento para hacer mi Charter, que documento tan vital y enriquecedor, porque nos muestra una posible ruta a seguir, y cuando es aceptado será la única.
He aprendido tantas cosas que definitivamente se vuelve todo un reto ejecutarlas, pero pienso es la mejor forma de hacer las cosas, es igual cuando hablamos sobre las buenas prácticas, planteadas no es un fórmula mágica para hacer funcionar todo, es realizar un programa para disminuir la incertidumbre y los riesgos del mismo.
Desde mi punto de vista voy a tomar cada uno de los conceptos aportados y los pondré en práctica, en mi compañía no se trabajo por proyectos, eso ni lo consideran, la rectora actual es PMP, lo cual nos puede generar cierto direccionamiento a trabajar pro proyectos. Sin embargo desde mí puesto de trabajo, empezare aplicar cada uno de mis conocimientos adquiridos, y un punto adicional, que ni siquiera lo había tenido presente antes los stakeholders, son significativos en el desarrollo de mis proyectos, porque me pueden influir positivamente o negativamente, es así como empezaré a identificarlos y luego a controlarlos.
Y al trabajar a través de administración de proyectos desde mi coordinación mostrando un modelo de PMO empezando por el comandante del escuadrón, me parece la más apropiada por la forma en la cual está organizada mi organización y el nivel de compromiso del equipo de trabajo y la forma de contratación que en proyectos no se vio tan clara, pero en el sector de la educación en Colombia, sí puede afectar.
Es así como la administración de proyectos y la coordinación de investigación no van separados, sino son totalmente compatibles, donde al efectuar los lineamientos del PMI, en los proyectos a realizar dentro de mi área de trabajo se volverá mayor eficiente, al tener una claridad en cuáles son los proyectos a realizar en términos de alcance, costos y tiempo y con cada una de las nueve áreas de conocimiento, por otro lado identificando las actividades voy hacer más eficiente en mi trabajo.
Referencias:
Curso Introducción a la Administración de Proyectos, La PMO y la dirección de proyectos. Costa Rica.
Hidalgo, Y. Tema Áreas de conocimiento. Presentada en el curso introducción a la administración de proyectos, Costa Rica.
Chavez, P. Modulo, curso introducción a la administración de proyectos, Costa Rica.
